日本全国を対象に、車両レンタル事業を展開している同社。

　同社では長らく、クラウド上に存在するレンタル取引データを、ローカル環境にある表計算ソフトに手動で移植し、取引伝票として印刷にかけるという二重業務を続けてきました。
　また車両レンタルの際には、手動で「車両状況データ」「レンタル取引管理データ」「ナビデータ」「タイヤデータ」等複数のデータを書き換える必要があり、それぞれ工数がかかるだけでなく、書き換え漏れなどが発生するリスクも。
　積み重なるレンタル取引管理データや、各商品の販売価格データの管理、社内連携用資料・・・
　同社ではさまざまな運用を表計算ソフトであるエクセルを用いて実施してきましたが、最新状況の把握が困難であったり、俗人化した運用になってしまい特定の社員しか更新できなくなってしまう、必要なデータが個々人で異なるため、データの取り出しに時間を要するなど、多くの課題を抱えておりました。

弊社では、ここで求められることは「相互に関連づけられたデータが整理、格納された形で基盤を整備すること」であると考え、Kintoneをご提案しました。
　Kintoneはエクセルに近い概念で設計できるため、社員の方々からの導入への抵抗も少なく、また相互に関連付けたデータの管理をすること、外部システムとの連携も可能であるため、同社が抱えている課題を一度に解決することが可能でした。

Kintoneを導入したことで、まずはじめに改善されたのは「データ管理」でした。
　Kintone上に「取引管理アプリ」を作成し、さまざまなDBと連携させたため、取引管理アプリ上で『新規に取引データを作成し、レンタルされた車両を選択する』と、自動的に車両DB等に連携し、車両のレンタル状態を変更する仕組みを構築。これにより、作成者はもともとエクセル管理していた時のように、あちこちのデータを「レンタル中」に書き換える必要がありません。
　また、常に最新の状態を連携し続けるため、レンタル中の車両は返却されるまでグレーアウトされ、別取引で選択することができません。誤入力の心配も必要なくなったのです。
　車両レンタルに併せた各備品のレンタルについても、取引データ作成画面の中で状況を閲覧できるようになり、各備品の状況を確認するために、あちこちの資料から最新のものを探してくる必要もなくなりました。非常に効率的な運用となります。

取引管理アプリ内には、帳票印刷ボタンを設置。
　クリックすることで、必要なデータをKintone上から抽出し、帳票印刷アプリから出力する仕組みを構築しました。
　もともとはクラウド上のデータを手動でコピーしローカルエクセルに打ち込んで・・・という二重業務を行っていたため、データの閲覧・管理・印刷がひとつの画面でできるようになった現在と比較すると、作業効率は段違いです。

　どの会社でもそうですが、部署ごと、社員の担当ごとに実施する業務も必要な情報も違います。
　例えばAさんは車両管理のために、車両のレンタル状況や車両そのものの情報などを必要としますが、Bさんは金額見積もりや請求を行うため、取引のレンタル期間や単価情報を必要とします。その場合、今までであれば必要な情報を探し取り出すのに時間がかかっていましたが、Kintoneでは自身の業務に必要な情報だけを集めた一覧ビューを作成できるため、ワンタッチで自分用にカスタマイズされた情報を閲覧・取得することができます。
　これにより個々人の業務もそれぞれ効率的にすすめていくことが可能です。